電話代行で依頼できるタスクを相談してみよう
電話代行のサービスを導入して業務の効率を向上させたい、顧客対応の質を高めたいといったニーズは大きくなってきています。しかし、電話代行業者にどんなタスクを任せられるのかがわからずに悩んでいるケースも少なくはありません。
電話代行で何を依頼できるかについて一般的な事情を理解した上で、相談してみる魅力を考えてみましょう。
電話代行で任せられる一般的なタスク
電話代行サービスでは電話対応に関する様々なタスクを依頼できるのではないかと考える人もいるでしょう。顧客からの問い合わせの電話に適切な形で対応するのは企業としての信頼を維持する上で欠かせないことで、コールセンターやお客様相談室などを設置している企業も少なくありません。
電話代行を利用すると電話対応のためにかけている人件費などを削減できるのがメリットではあるものの、どのくらいのタスクを任せられるのかがわからず、本当にコストパフォーマンスが高いのかを判断できずに困っていることは珍しくありません。
電話代行で任せられる一般的なタスクはマニュアル化された対応です。簡単に言ってしまえばコールセンターを設置してアルバイトを雇い、マニュアルを作成して電話対応をしてもらうのに似ているのです。例えば、社員宛の問い合わせがあったときに担当者への取り次ぎをしたり、担当者が不在のときには連絡先を聞いてかけ直すことを伝えたりすることを任せられます。
間違い電話などにもどんな対応をするかをマニュアル化しておくことでその通りにしてもらうことが可能です。基本的にはマニュアルに基づいた対応を忠実に行ってもらえるサービスだと考えると良いでしょう。それならアルバイトを雇って電話対応をしてもらえば良いのではないかと考えるかもしれません。
アルバイトを雇うのと大きく異なるのが対応の品質が一定以上に保たれている点です。ビジネスレベルの適切な電話対応をできるようになるには教育が必要になる場合が多く、ベテランのアルバイトを雇うとかなり高い時給になってしまうでしょう。
電話代行業者は電話に特化したスキルを持っている人を大勢抱えているので、いつも安心して任せられるレベルの対応をしてもらえます。顧客対応で大きな失敗をしないようにするためには有用な選択肢と言えるでしょう。
充実したサービスの電話代行で任せられるタスク
電話代行で任せられるタスクは実は依頼先の業者によって異なります。マニュアル化されていても対応できないものもあれば、特にマニュアルを作らなくても適切な対応をしてもらえる場合もあるのです。充実したサービスを提供している業者に依頼した場合にはタスク例をリストアップしてもらうことができ、その中から希望するものを選んでカスタマイズできる仕組みになっています。
基本的には代行業者側では事業内容についての深い理解や、製品やサービスの特徴の把握などは行ってくれません。しかし、希望すれば会社概要や商品、サービスについての詳細を書面で提供することにより、事業や製品などへの問い合わせにも対応してもらうことが可能です。
また、秘書として活躍してくれる電話代行サービスもあります。電話の取り次ぎをする担当者を決めておき、その人のスケジュールを把握して適切な対応をしてもらうということが可能なのです。例えば、電話があったときに不在だと伝えるだけでなく、午後なら在室しているので折り返し連絡するといった回答をしてもらうことができます。
さらに電話があったことをメールなどで伝えてもらうこともできるため、外勤などのときにも携帯電話から連絡することができるでしょう。要件を聞いて対応可能な内容であれば適切な回答をするといった対応もできるため、有能な秘書を手に入れるためにも電話代行を活用することが可能です。
対応範囲によって費用が異なる
どのくらいのタスクをカバーしてくれるかは業者によって違うだけでなく、業者ごとに持っているプランによっても異なります。基本的には要求が高度になるほど費用が高くなる仕組みになっているので、コストパフォーマンスが良いのはどの程度のタスクを任せた場合かをよく考えるのが大切です。
費用については明示している業者もありますが、相談して見積もりを取ってみないとわからないことも少なくありません。特に複雑なタスクを要求したい場合には費用がどのくらいになるかがわからないことが多いので注意しましょう。
困ったときには相談するのが肝心
コストパフォーマンスを考えたい、どんなタスクに対応してくれるのかを具体的に知りたいというときには電話代行業者に直接相談してみるのが最も良い方法です。申し込み用紙に記入して送ったらすぐにサービスが始まるといったケースはなく、基本的には綿密な打ち合わせをした上でどのような業務を代行業者が担うかを明確に決める仕組みになっています。
相談しただけで費用がかかることはないことに加え、その結果として断ることになっても特にペナルティーが発生するわけではありません。相見積もりをしようという場合にも、電話代行業者側が承知している場合がほとんどなので気軽に相談してみましょう。
相談先を選ぶときのポイント
電話代行業者に相談してみたいと思ったときに、地域によってはあまりにも候補が多くてどこに連絡したら良いかで悩んでしまう場合もあります。無難な選び方として挙げられるのが実績や契約先をベースにして信頼できるところにする方法です。
電話代行を利用するメリットは対応の質の高さを維持できることなので、その点で信頼を得て長期的に利用している企業が多いのは魅力でしょう。相談してみると依頼したいタスクに対応してくれなかったということになる場合もありますが、まずは信頼性を重視した選定をするのが賢明です。
また、最終的に契約を結ぶ前に二社か三社くらいは相談しておくのが安全策です。依頼したいタスクに対応してくれるだけでなく、安かったり、他の業務にも応じてくれたりする場合があるからです。時間と労力が許す限り比較してみるのは重要なポイントでしょう。
依頼できるタスクは業者によって違う
電話代行業者に依頼できるタスクは一般的にはマニュアル的な対応です。ただ、サービスの充実度を高めている業者も増えているので秘書代行と同じような対応を求めることもできるようになっています。
要求する内容によって費用が異なることも念頭に置いて、いくつかの業者に相談してコストパフォーマンスの高いところを選び出しましょう。
参考情報→ビジネスアシスト：電話代行https://biz-assist.co.jp/