電話代行への相談を考える方
電話代行を活用することで、自社に電話要員を雇わなくても、効率的に業務を進めることが可能になります。経験豊かなオペレーターを低コストで活用できる電話代行は、個人事業などの小規模事業を中心に活用され始めています。
ここでは、電話代行を利用する方に向け、利用の流れと、契約の際に注意すべき事項を解説していきます。
電話代行の活用による業務改善
電話代行を活用することで、自社で電話に関する業務を行わなくても、効率的に業務を回すことが可能になります。立ち上げ当初のスタートアップ企業や、個人事業の場合には、人材に掛けるコストが少なく、社内で電話業務を行えなかったりするのも実情です。
商材やサービスを営業する会社の場合には、いかに多くの見込み客を掘り起こしできるかが大切になるものです。自社で電話業務に従事できる人材が枯渇しているからといって、架電を怠っていては、売上に結びつく反響を得るのが難しくなってもいくのです。
外部の電話代行サービスを活用すれば、自社で架電要員を雇う必要もなく、スピーディに見込み客の掘り起こしを行えるようになります。多くの代行会社では、営業経験の長いベテランのアポインターが在籍していますので、自社の商材に見合ったアポ取りを進めてくれます。
代行会社の利用にあたっては、月額制での利用や、成果に応じた報酬の支払いなど、予算に見合った支払い形態があります。自社の商材に適した代行会社を見つけた場合には、気軽に相談してみましょう。
コストパフォーマンス面で見る電話代行
コスト面で見ても、外部の電話代行を活用することは、大きなメリットがあります。求人をかけて、経験豊富な電話オペレーターを雇うには、それなりな高額な費用が掛かっていくからです。タイミング良く、少ない求人コストで優秀なオペレーターを雇うことが出来たとしても、長期的に使うかは分かりません。
売上が伸び悩んでいるなど、短期的に必要になる場合も多いからです。月額制の電話代行会社であれば、月に数千円程度の低料金で利用することも可能です。優秀なオペレーターを1人雇用するよりも、遥かに低コストでアポ取り業務を遂行できるようになります。
外部に電話業務を委託することは、金銭的なコストの軽減だけではなく、社内の業務負担の軽減にも繋がっていきます。アポ取り業務を外部に頼めることにより、社員は成約に至るプロセスの検討に集中できるからです。クロージング業務に専念できるようになれば、自然と成約率も向上するでしょう。
秘書代行サービスも活用可能
電話代行サービスのなかには、秘書と同様なサービスを展開する会社もあります。個人で事業を営む場合には、外出が多く電話を受けられない場合も珍しくはありません。自分のスマートフォンに転送する形にしても、クライアントと打ち合わせを行なっている場合などは、電話に出られない場合も多かったりするものです。
秘書代行サービスを活用すれば、自分が電話に出られないタイミングであっても、重要な電話を逃すことはありません。貴重な商談の機会を逃すことなく、安心して外出ができるのです。秘書業務を外部に依頼するのは、社内の機密業務が外部に漏れるのではと心配する方もいるものです。
秘書代行の会社では、十分にコンプライアンス教育を受けた、秘書業務の経験が豊富な方が対応してくれます。自社の利益に関わる重要な情報であっても、安心して任せることができるのです。
電話代行サービス契約の流れ
電話代行サービスを契約する際には、問い合わせを行なった後に、打ち合わせをする流れになります。代行を依頼する内容を実践できるかは、実際に打ち合わせしてみないと分からないのも実情だったりします。自社がイメージしているクルージングを行えるかは、代行会社が提供するサービス品質にもよるからです。
打ち合わせの日程が決まった場合は、事前に扱ってもらう商材の資料を揃えて伺ってみるほうが良いでしょう。依頼する電話内容や、料金面で問題が無ければ、契約に移っていきます。契約の際には、使用する電話番号をレンタルするケースも珍しくはないものです。
電話番号の貸し出しも一緒に契約する際には、会社の登記簿謄本、運転免許などの身分証明も必要となります。すぐに電話代行を利用したいと考える方は、事前に必要書類を準備しておくのが良いでしょう。
夜間や休日も対応可能
電話代行サービスの会社の多くでは、24時間365日体制で電話業務を行う会社も多くあります。日中は、新規顧客の掘り起こし業務を依頼し、トラブル対応は24時間受け付けるような利用を行えば、顧客に信頼してもらえる営業展開を進めることが可能になります。
夜間などに起きたトラブル対応であっても、熟練したオペレーターの方が、丁寧な応対を行なってくれますので安心です。個人で事業を行なっていたりする場合は、十分な休息を取れない場合も多いものです。1人で経営しているからと、時間を気にせずに事業を進めてしまい、気がつくと体調を壊しているような場合も珍しくはありません。
社員を雇用しなくても、間接的な電話業務を円滑に行えるのも、電話代行の利用メリットなのです。
苦情やクレームを専門に代行する会社も存在
営業活動を進める上では、顧客からのクレームを受けることは珍しくはありません。多くの顧客に販売を行う場合には、販売後に受けるクレームの量も比例して多くなっていきがちです。顧客からの苦情やクレームを受けるために、人員の増加を行うのはコスト面がかかります。
自分で対応するにも、クレームの内容によっては、心理的負担が大きかったりもするものです。苦情やクレームを専門に扱う電話代行会社を活用すれば、苦情対応に慣れた専門のオペレーターが自然な形でクレームを処理してくれます。
クレーム内容が想定できるものであれば、事前に返答してもらうスクリプトを用意しておくことも可能です。事業規模の拡大に伴い、クレームが増えていったとしても、不安なく対処できるのです。
電話代行の活用を上手に活用
電話代行を上手に活用することで、コストを掛けなくても、電話業務に精通した経験豊富なオペレーターに、自社のアポ取り業務や、カスタマーサポートを依頼することが可能になります。依頼する料金には、月額制や成果報酬型も用意されています。
自社の目的や予算に見合った代行会社を選ぶことができれば、効率的な営業活動の実現が可能になります。